文号：信开建设〔2026〕0060102号
各分公司负责人、经营负责人、项目部：
近期分公司涉及材料供应商、租赁单位的诉讼、纠纷案件呈增多趋势。为从源头防控合同风险、减少经济纠纷与法律诉讼，现就项目采购、租赁合同签订、履约全流程管理要求通知如下，请严格遵照执行。
一、事前管控：严格准入标准，完善合同条款（源头防控风险）
（一）严控合同类型，严禁违规签约
全面禁止签订无明确执行标的、无刚性结算约束的框架类合作合同，所有对外合作事项均须签订单项正式合同，严禁以口头约定、简易协议替代书面合同。
严禁各分公司以任何名义签订框架类合同，杜绝“暂定总金额、以实际履约数量结算”等模糊化合同条款（如条款表述：本合同暂定所有材料总金额XX万元，最终以实际发货数量为准），所有合作内容、结算规则必须前置明确。
（二）合同必备条款（采购+租赁统一规范）
所有采购合同、租赁合同，签约前必须明确以下内容，条款清晰、权责对等：
1. 价格与财税条款：列明材料/租赁单价、计价方式、市场价格波动调价规则、价格有效期；明确价款含税/不含税、适用税率、发票类型、开票时限及交付要求。严格遵守“合同、货、票、款”四流一致规定，严禁接受虚开发票。
2. 人员与签字权限：明确唯一授权收货、对账、签字、对接人员及签字样式，约定非指定人员签署的单据无效；禁止现场人员随意签收单据、随意确认账目。
3. 结算单据效力：约定送货单、入库单、对账单、结算单等，须经双方授权人签字或加盖公章，方可作为合法结算依据。
4. 质量与验收标准：材料/设备明确执行国标、行标，约定质保期、产品合格证、检测报告交付要求及不合格品退换货流程。
5. 付款约定：清晰约定付款节点、付款周期、对公付款账户、逾期付款违约责任及违约金标准。
6. 合同期限与终止：约定合同有效期限、项目竣工后自动终止条款、合同解除条件及流程。
7. 专项约定：涉及钢材加工等附属工序，单独约定加工标准、加工费、材料损耗、返修及赔偿责任。
8. 变更管理：约定所有合同内容变更、现场协商事项，必须以书面形式确认。
（三）合作方准入筛选
9. 合作前核查供应商、租赁单位营业执照、资质证书、经营状态、过往诉讼及履约记录，优先选择信誉良好、风控等级低的合作主体。
10. 严禁与无资质自然人、挂靠第三方资质的单位签订采购、租赁合同，严禁违法分包、转包，杜绝结算主体混乱。
11. 合作前期书面告知对账、开票、付款、异议处理全流程规则，双方确认留存。
（四）主体风险隔离（分公司重点执行）
12. 分公司对外签订合同、办理结算，必须严格执行公司内部审批及盖章流程，严禁员工私自签约、私自承诺加价、延期付款。
13. 严禁任何基层人员私下出具欠条、还款承诺书、非正式对账确认单，此类文件一律无效，由此引发的风险由相关责任人自行承担。
二、事中管控：规范履约流程，全程留痕（过程化解矛盾）
（一）供货、租赁及现场验收管理
14. 材料到货、租赁设备进场后，当场核对规格、型号、数量、质量、存在异议须当场书面提出，注明异议内容并签字确认，不得无故拒签、拖延验收。收货异议须在合同约定时限内正式函告对方。
15. 针对不合格材料、不符合项目施工要求的租赁设备，须第一时间向合作方下发书面退换货、整改通知书，同步留存现场影像资料、线上线下沟通记录；严禁默许不合格物资投入使用后，再单方面扣款追责。
16. 所有送货单、入库单等原始单据，双方各执一份，统一归档留存，做到有据可查。
17. 所有转账统一备注项目名称及款项用途，完整留存转账凭证、增值税发票、收据。
（四）统一沟通方式，完善人员交接机制
18. 涉及价格调整、供货计划变更、工期调整、付款方案协商等所有事项，全部采用书面文件、企业微信、邮件等可追溯方式沟通，全程留痕，杜绝私人微信、电话口头沟通。
19. 项目对接人员离职、岗位调整时，必须完成合同、单据、账目专项交接，双方签字确认，并第一时间书面告知合作方更新对接人员信息。
四、绝对禁止行为（红线管理，违规从严追责）
为压实风控责任，划定业务管理红线，所有从业人员严禁发生以下行为，一经查实，将依据公司管理制度追责；造成经济损失、法律诉讼的，追究相关人员全部责任：
20. 严禁私自出具欠条、非正式结算单、担保文件、借款协议；
21. 严禁私下承诺合同外的额外款项、专项补贴、额外/特殊待遇；
22. 严禁在空白单据、空白合同、空白协议上签字、盖章；
23. 严禁出现纠纷后失联、逃避沟通，发生诉讼、仲裁须第一时间上报总公司法务部门，不得私自和解。
请各分公司即刻传达本通知内容，组织全员开展合同风控专项学习，强化全员法律意识与风险防范意识，严格落实全流程管控要求，从根本上降低合同纠纷及诉讼风险，保障公司各项项目平稳运营。
特此通知。
湖北信开建设工程有限公司
2026年6月1日